Le publipostage sur Excel

Le publipostage, aussi appelé direct mail ou emailing, est un outil marketing puissant. Il permet d’envoyer un message personnalisé à des centaines de destinataires, et ce, en quelques clics. Microsoft Excel propose de réaliser un publipostage complet très simplement, en fusionnant un fichier Excel et un document Word.   Vous voulez faire un publipostage sur Excel ? Voici un guide qui vous présente comment faire, étape par étape. 

Comment fonctionne le publipostage ?

Concrètement, le publipostage récupère automatiquement des données à partir d’une base de données (généralement une feuille de calcul Excel) et les insère dans un document. Ces données peuvent inclure divers éléments comme le nom, le prénom, les adresses, les commandes ou encore les réservations…tout dépend de votre stratégie marketing.  Ainsi, pour réaliser un publipostage, vous avez besoin de deux éléments :

• Un fichier de données (source) : Dans notre exemple, nous utiliserons une feuille Excel, mais cela pourrait également être un fichier au format Google Sheets ou tout autre format.
• Un document principal : Il s’agit du message dans lequel les données seront insérées. C’est-à-dire une structure qui sera identique pour tous les mails, avec des champs personnalisés pour chaque lettre. En général, ce message marketing correspond à un mail à envoyer à des clients ou prospects.

Le publipostage consiste alors à fusionner ces deux fichiers pour générer automatiquement des documents personnalisés.

Pourquoi le publipostage avec Excel est-il intéressant ?

Comme mentionné plus haut, l’une des principales utilisations du publipostage est l’emailing, c’est-à-dire l’envoi marketing de mails en masse à des prospects. Cette stratégie est largement utilisée pour éviter d’envoyer manuellement des centaines de mails à des destinataires différents chaque jour. Généralement, le publipostage se fait via un logiciel d’emailing dédié, et c’est là qu’Excel s’impose comme une alternative simple et efficace. Accessible à tous et déjà présent sur la plupart des ordinateurs, il permet de gérer facilement les envois de mails sans avoir à acheter un autre outil, ni à se former à son utilisation. Mais de manière plus large, le publipostage avec Excel permet de préparer et d’envoyer des :

• Lettres
• Mails de rappel ou de promotion
• Cold emails
• Newsletters
• Étiquettes 
• Brochures publicitaires
• Tout autre type de document 

Les 5 étapes d’un publipostage d’Excel vers Word

1- Préparer son fichier de données sur Excel

Vu qu’un exemple est plus parlant que de simples mots, voici donc un cas d’utilisation pour réaliser un publipostage d’Excel vers Word et l’utiliser comme levier marketing.  La première étape consiste à bien organiser vos données sur une feuille Excel. Supposons que vous travaillez pour un opéra et devez envoyer un rappel de réservation à plus de 100 destinataires, votre fichier Excel pourrait ressembler à ceci :

L’objectif est d’avoir une bonne source, donc un fichier de données clair :

• Assurez-vous que les données soient complètes, bien structurées (en lignes et colonnes), et sans cellules vides.
• Faites correspondre le nom des colonnes Excel avec les champs à insérer dans le publipostage.
• Placez les données sur la première feuille du fichier Excel pour éviter des bugs, surtout avec des volumes de données importants (très courants en marketing).

2- Préparer son document principal sur Word

Ouvrez maintenant Word pour créer votre document avec le message à envoyer à vos contacts. Dans notre exemple, il s’agit d’un rappel de réservation pour une représentation :

Rédigez le texte et assurez-vous de bien identifier les champs à remplacer. Ici, cela correspond aux champs « prénom », « nom » et « numéro de siège », qui sont clairement délimités par des crochets.

3- Fusionner les documents pour réaliser le publipostage

Maintenant que votre fichier Excel et votre document Word sont prêts, vous pouvez les fusionner ! Sur votre document Word, allez dans l’onglet « Publipostage », puis cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » et sélectionnez l’option « Lettres », adaptée pour imprimer une lettre, comme pour l’envoi d’emails.

À présent, vous devez ajouter votre source de données, à savoir la feuille Excel contenant vos informations. Pour ce faire, cliquez sur « Sélection des destinataires » puis sur « Utiliser une liste existante… ».

Sélectionnez le fichier Excel, puis la feuille où se trouvent vos données (ici, « Sheet1$ »).

Cliquez sur « OK ». Votre publipostage est prêt ! Mais l’interface ne change pas encore… pas de panique, tout se passe à l’étape suivante.

4- Ajuster les champs de fusion

Après avoir fusionné vos documents, il est temps d’insérer les champs de fusion. Dans notre cas, les champs sont :

• Nom
• Prénom
• Numéro de siège

Pour chaque champ, sélectionnez-le dans votre document Word et cliquez sur « Insérer un champ de fusion ». Vous verrez la liste des colonnes de votre fichier Excel. Faites correspondre chaque champ à la colonne correspondante.

Conseil : pour être sûr que tout est en place, assurez-vous que les champs apparaissent entre guillemets (“ ”) avec un « _ » entre les mots si le champ contient plusieurs mots.

Maintenant que tout est prêt, vous pouvez prévisualiser le résultat de votre publipostage en cliquant sur « Aperçu des résultats » en haut à droite de l’interface ! Vous voyez apparaître le prénom, nom et numéro de siège du premier contact de votre source de données. 

Et pour voir les autres documents personnalisés, il vous suffit de cliquer sur la petite flèche directionnelle juste à côté, à droite, comme ceci :

5- Envoyer les mails grâce au publipostage

Si vous voulez imprimer les lettres, cliquez sur « Terminer & Fusionner » à droite, puis sur « Imprimer les documents ». Mais dans notre guide, nous avons choisi de vous présenter comment envoyer des messages marketing par email à votre liste de contacts.   Alors pour ce faire, sélectionnez « Envoyer des courriers électroniques ».

Une boîte de dialogue s’ouvre avec les options suivantes :

1. La section « À » doit être liée à la colonne contenant les adresses emails de votre fichier Excel, ici « Adresse électronique ».
2. La partie « Ligne Objet » permet de personnaliser l’objet de votre mail.
3. Le « Format » par défaut est HTML, mais vous pouvez choisir d’autres formats (texte brut ou pièce jointe). 
4. La section « Envoyer des enregistrements » vous permet de choisir :

• Tous : pour envoyer le message à tous les contacts de votre fichier Excel.
• Enregistrement en cours : pour envoyer seulement au contact affiché sur cette boîte de dialogue Word.
• De et À : pour définir une plage d’enregistrements (destinataires). Donc, vous insérez les numéros de lignes correspondantes du fichier Excel.

Entrez ces informations, puis appuyez sur « OK ». Et là, votre publipostage se réalise instantanément et vos emails marketing sont envoyés ! À noter que le publipostage Excel-Word s’effectue automatiquement avec la boîte mail connectée. Sous Microsoft, c’est généralement Outlook, mais cela peut aussi être fait via un compte Gmail.